Integrierte Finanzplanung
Ein wichtiger Hebel für den Unternehmenserfolg
Ein professionelles Controlling mit einer robusten, integrierten und flexiblen Unternehmensplanung ist ein wichtiger Hebel für den Unternehmenserfolg. Gleiches fordert der Gesetzgebers mit einem Frühwarnsystem nach dem Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetzes (StaRUG). Häufig sieht die Praxis noch anders aus.
Nutzen Sie noch Excel oder planen Sie schon?
Wenn Unternehmen und ihre Herausforderungen wachsen, wird das Controlling mit Excel zum Stolperstein. Das Zusammentragen von Daten dauert zu lange, manuelle Arbeitsschritte erzeugen Fehler und Simulationen oder Szenarien lassen sich kaum umsetzen. Die Planung dient in diesem Umfeld als zentraler Wegweiser. 5 Erfolgsfaktoren einer Geschäftsplanung sorgen dafür, dass fundierte Managemententscheidungen getroffen werden können:
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Treiberbasiert – Abbildung von Geschäftsmodell und Werttreibern Die integrierte Finanzplanung bietet die Möglichkeit, das Geschäftsmodell und seine Werttreiber präzise abzubilden. Im Gegensatz zu Excel, wo dies oft zeitaufwendig und fehleranfällig ist, ermöglicht die integrierte Lösung eine automatisierte und genaue Erfassung dieser wesentlichen Aspekte.
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Integriert – Verzahnung von GuV, Bilanz und Cashflow-Rechnung Die Verzahnung von Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Bilanz und Cashflow-Rechnung ist essenziell für eine umfassende Unternehmensplanung. Integrierte Finanzplanungstools gewährleisten eine nahtlose Zusammenführung dieser Elemente, wodurch ein ganzheitlicher Blick auf die finanzielle Situation des Unternehmens ermöglicht wird – ein Aspekt, der in Excel oft aufgrund der manuellen Dateneingabe und fehlenden Verknüpfungen vernachlässigt wird.
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Szenariofähig – Modellierung verschiedener Szenarien Die dynamische Geschäftsumgebung erfordert die Fähigkeit, verschiedene Szenarien zu modellieren. Im Gegensatz zu Excel, wo dies oft mühsam ist, ermöglicht die integrierte Finanzplanung eine effiziente Modellierung von unterschiedlichen Zukunftsszenarien. Dies erleichtert die strategische Planung und ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen in ihrem Umfeld zu reagieren.
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Periodengenau – Planung auf Monatsbasis zur Ermöglichung eines konsequenten Reportings. Die Möglichkeit, auf Monatsbasis zu planen, ist entscheidend für ein präzises und konsequentes Reporting. Integrierte Finanzplanungstools bieten die Flexibilität, Finanzdaten auf granularer Ebene zu planen, was in Excel oft aufgrund von Begrenzungen und manuellen Einschränkungen herausfordernd ist. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse und ein zeitnahes Reporting.
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Dokumentiert – Nachvollziehbare Dokumentation der Planungsprämissen zur Identifikation von Abweichungen Die integrierte Finanzplanung ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation der Planungsprämissen, einschließlich Annahmen und Parameter. Im Gegensatz zu Excel, wo diese Informationen oft verstreut und schwer nachzuvollziehen sind, schafft die integrierte Lösung Transparenz. Dies ist entscheidend, um Abweichungen zu identifizieren, die Ursachen zu verstehen und die Grundlage für zukünftige Planungen zu verbessern.
Insgesamt bietet die integrierte Finanzplanung eine zeitgemäße und effiziente Alternative zu Excel, die den wachsenden Anforderungen von Unternehmen gerecht wird und eine solide Basis für fundierte Managemententscheidungen schafft.
Staus Quo - Controlling-Potential im Mittelstand
Häufig wird im Mittelstand nach wie vor lediglich die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) isoliert betrachtet. Planerisch wird oftmals nur eine einjährige Ergebnisplanung (aufgesetzt auf dem Jahresabschluss des Vorjahres) erzeugt; sofern überhaupt vorhanden, wird eine Liquiditätsvorschau separat erstellt. Eine Bilanzplanung erfolgt nur rudimentär. Solch ein Vorgehen führt gerade in Krisensituationen häufig zu falschen Maßnahmen und Aussagen.
Trotz hoher Unzufriedenheit hält sich Excel als primäres Planungswerkzeug, obwohl professionelle Software für Planung und Budgetierung verfügbar ist. Häufig nutzen Controller mehrere Werkzeuge parallel, was die Komplexität der Planung unnötig erhöht. Simulationen erfolgen oftmals nicht. Der Planungsprozess bietet häufig Verbesserungspotential im Controlling.
Ertrags- und Liquiditätsplanung im Projektgeschäft
Im Projektgeschäft ist jeder Auftrag anders, Serieneffekte entstehen nur selten, und daher ist die Planung eine ganz besondere Herausforderung. Die Kostenplanung orientiert sich an der eigenen Leistungserbringung. Als Aufsatzpunkt sind die Projektfortschritte (Ist) zu ermitteln und planerisch (Forecast) fortzuschreiben. Dabei müssen die jeweiligen Merkmale eines Projektes – wie z. B. Auftragswert, Manntage, Materialeinsatz, Liefer- und Laufzeit etc. - ermittelt und individuell berücksichtigt werden. Weiterhin ist aus den Abnahmeterminen eine Umsatzplanung abzuleiten, dabei sind Zahlungsbedingungen und Anzahlungen zu berücksichtigen. Um zusätzlich eine verlustfreie Bewertung zu ermöglichen, sind die für den Zeitablauf prognostizierten Werte (Obligo) parallel mit der Vorkalkulation (Budget) abzugleichen. Abschließend sind die ermittelten Zahlungsströme in die Unternehmensplanung zu überführen.
In der Praxis sind in Unternehmen häufig nicht abgestimmte Einzelpläne vorzufinden. So ist dem Projektmanagement sehr wohl bekannt, wenn ein Projekt verschoben wird, das Controlling kann diese Informationen jedoch häufig nicht oder nur unzureichend in die Unternehmensplanung überführen. Besonders erschwerend kommen Anforderungen zur Flexibilität in der Planung und im Änderungsmanagement hinzu.
Vorteile einer integrierten Unternehmensplanung
Eine geeignete integrierte Unternehmensplanung bildet hingegen die GuV, die Bilanz- und die Liquiditätsrechnung als geschlossenes System ab, in dem alle Teile ineinander greifen. Wechselwirkungen zwischen den Teilpläne, vor allem zur Liquiditätsplanung, werden automatisch aufgezeigt. Mit Hilfe schneller Alternativrechnungen und Szenarien für unvorhergesehene Ereignisse, ist es möglich auf geänderte Rahmenbedingungen direkt zureagieren. Kennzahlensystemen zeigen Auswirkungen auf die Zielkriterien Ertrag und Liquidität sofort auf.
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Ein zeitnahes Reporting auf Basis einer belastbaren integrierten Planung verbessert in der Regel bereits das Rating.
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13 Wochen Liquiditätsplanung auf Wochenbasis
Der Zeitraum 13 Wochen gilt als wichtig im Rahmen der Prüfung der Zahlungsfähigkeit, da in verschiedenen Urteilen die Zahlungsunfähigkeit so definiert wurde, dass ihr Eintritt dann erfolgt, wenn ein Unternehmen über einen Zeitraum von 3 Wochen, 10 Prozent und mehr seiner fälligen Verbindlichkeiten nicht bedienen kann. Wenn der Geschäftsführer die Liquiditätslücke - mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit - innerhalb von 3 Wochen beheben kann, spricht man lediglich von einer Zahlungsstockung. Diese ist zwar auch beunruhigend, aber kein zwingender Grund, einen Insolvenzantrag wegen Zahlungsunfähigkeit stellen zu müssen.
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Allerdings bietet ein 3 Wochen-Plan keine ausreichende Aussage über die weitere Entwicklung der Liquidität. Sinnvoller hat sich eine rollierende, detaillierte Liquiditätsplanung über 13 Wochen erwiesen. Dieser Zeitabschnitt ist in der Regel aufgrund Offener Posten gut planbar und erlaubt ein Gegensteuern bei etwaigen zu erwartenden Lücken. Für eine aussagekräftige Liquiditätsbetrachtung, die sich sehr nah an der Realität bewegen soll, ist erforderlich:
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1. Ausgangspunkt - stichtagsbezogener Finanzstatus:
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Banksalden
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Offene Postenlisten Kreditoren und Debitoren
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Einzelauflistung sonstiger Forderungen und Verbindlichkeiten
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Aufgliederung der Rückstellungen
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2. Fortentwicklung - zeitraumbezogene Finanzplanung:
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Plandaten für die zukünftigen Wochen / Unternehmenskonzept mit einer integrierten Planung
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Umsatzplanung, Daten zu Kundenaufträgen und Lieferantenbestellungen mit Zahlungskonditionen
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Personal- und Kostenplanung
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Investitions-, Finanzierungs- und Tilgungsplanung
Im Ergebnis lassen sich - als wichtiger Teil des Frühwarnsystems - Liquiditätsengpässe schnell und effektiv erkennen und können beseitigt werden.