Case Study: Wie lautet Ihr Projekt?
Schnelle Ergebnisse: Die Aufgaben in Interim Mandaten sind ebenso vielfältig wie die Herausforderungen und Rahmenbedingungen der beauftragenden Unternehmen. Als Interim Manager bringt Carsten Zaremba Kompetenzen und einschlägige Erfahrungen aus vielen Jahren Führungsverantwortung bei produzierenden, mittelständischen Unternehmen mit internationalen Umfeld mit.
Gedankenaustausch erwünscht: Im Zuge der Projektplanung kann eine Aufgabenteilung, gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, vereinbart werden. Nutzen Sie einen unverbindlichen Gedankenaustausch mit uns und diskutieren Sie Ihr Projekt. Gemeinsam werden wir den besten Lösungsansatz finden. Hier eine Auswahl von Projekten.
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Controlling – ERP-System – BI-Software – Data-Warehouse
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Die Beauftragung als Interim CFO erfolgte von dem geschäftsführenden Gesellschafter eines Unternehmens im Stahl- und Anlagenbau aus dem Bereich der erneuerbaren Energien mit Sitz in Deutschland (200 Mio. Umsatz, 2 Produktionsstandorte). Das Unternehmen befand sich marktbedingt in einer Turnaround-Situation.
Für ein Unternehmen dieser Größenordnung war das Controlling zu Beginn des Mandats unzureichend ausgebildet. Die Aussagekraft und die Dauer für die Erstellung der Monats- und Jahresabschlüsse war nicht hinreichend. Ein sicherer Prozess zur Erstellung monatlich aktualisierter rollierender Forecasts war nicht vorhanden. Ursächlich für die Situation war auch ein nur rudimentär nutzbares ERP-System nach einem Systemwechsel.
Der Auftrag wurde daher mehrteilig gestaltet:
* Operative Leitung und strategische Reorganisation der Zentralverwaltung
* Projektleitung in der ERP-Stabilisierungsphase
* Erhöhung der Aussagekraft von Monats- / Jahresabschlüssen
* Integrierte Unternehmensplanung mit year-end-forecast
Schwachstellen in Controlling und ERP-System identifiziert und abgestellt
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Zunächst wurden die vorhandenen Controllinginstrumente und der Implementierungsstand des neuen Enterprise-Resource-Planning-Systems bewertet. Dabei identifizierte ich Schwachstellen des ERP-Systems, welche anhand von Beispielen im Folgenden kurz dargestellt werden.
Data-Warehouse bildet neue Grundlage für Reporting der IST-Werte
Das ERP-System erlaubte keine automatische, zeitliche abgegrenzte Wertermittlung für die fertigen und unfertigen Erzeugnisse (Work in Progress, WIP). Die aus der WIP-Bewertung resultierende Gewinn- und Verlust (GuV)-Bestandsveränderung ist jedoch maßgeblich für eine belastbare Ermittlung des Periodenerfolgs. Um erforderliche Abfragen und Analysen zu ermöglichen, wurden die ERP-Quelldaten extrahiert, bereinigt und angepasst. Anschließend werden sie nun in einen Zielspeicher - das Data-Warehouse - geliefert. Mittels einer geeigneten Business-Intelligence-Software (in diesem Fall Microsoft Power BI) können die ERP-Daten nunmehr analysiert und visualisiert werden. Das Data-Warehouse bildet künftig die Grundlage für das Reporting der IST-Werte. Die WIP-Bewertung lässt sich nun ebenso zuverlässig wie die Analyse des Projekterfolges darstellen.
Korrekte RHB-Bewegung ist für Ermittlung des Periodenerfolgs sichergestellt
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Während in der Buchhaltung vor dem ERP-Systemwechsel alle Materialeinkäufe bereits bei Zugang aufwandswirksam den Projekten zugeordnet wurden, verlangt das neue ERP System eine funktionierende Materialwirtschaft. Materialeinkäufe führen buchhalterisch zu einer Bestanderhöhung an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe (RHB). Materialverbräuche in der Produktion hingegen führen zu einer Bestandsminderung bzw. GuV-Belastung. Die prozessual und zeitlich korrekte Abbildung der RHB-Bewegung ist für die korrekte Ermittlung des Periodenerfolgs immanent geworden. Daher wurde besonderen Fokus auf die Prozesse gelegt und wirksame Kontrollen bei der Abschlusserstellung geschaffen.
Die beispielhaft skizzierten Schwachstellen verdeutlichen, dass eine gesteigerte Aussagekraft von Periodenabschlüssen, insbesondere bei gleichzeitig gewünschter Verkürzung der Bearbeitungszeit, klare Prozessdefinitionen voraussetzen. Integrierte Systeme erfordern zudem das abgestimmte Wirken und das termingerechte Zuarbeiten aller Abteilungen.
Erfolgreicher Aufbau einer monatsbasierten integrierten Unternehmensplanung
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Auf die neuen Prozesse aufbauend wurde eine monatsbasierte integrierte Unternehmensplanung aufgesetzt. Mithilfe der Software „Business Planer“ werden Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz- und die Liquiditätsrechnung als geschlossenes System abgebildet. Von besonderer Bedeutung war die Neugestaltung des zentralen Teilschrittes „Projektplanung“, der für alle Kundenaufträge die erforderlichen Informationen liefert:
* Produktionsplanung als Grundlage für Personalplanung und Materialbedarfsplanung
* Periodengerechte Umsatzplanung als Grundlage für die Ergebnisplanung
* Kundenbezogene Umsatzplanung als Grundlage für die Liquiditätsplanung
* Produktions- und Umsatzplanung als Grundlage für die WIP-Planung
Periodenabschluss und Forecast als transparente Steuerungsinstrumente etabliert
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Die Summe der Einzelmaßnahmen führte zu einer sicheren Aufstellung von Monats- und Jahresabschlüssen. Der Periodenabschluss, ergänzt um einen monatlich aktualisierten year-end-forecast, hat sich als Steuerungsinstrument im herausfordernden Unternehmensumfeld fest etabliert. Die zuverlässige, zeitnahe und umfassende Berichterstattung über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage des Unternehmens beeinflusste das Vertrauen der unterschiedlichen Stakeholder positiv.
Das Projekt in Stichworten:
* Zahlentransparenz bei einem Anlagenbauer im Turnaround schaffen
* Schwachstellen in Controlling und ERP-System identifiziert und abgestellt
* Data-Warehouse bildet neue Grundlage für Reporting der IST-Werte
* Korrekte RHB-Bewegung ist für Ermittlung des Periodenerfolgs sichergestellt
* Erfolgreicher Aufbau einer monatsbasierten integrierten Unternehmensplanung
* Periodenabschluss und Forecast als transparente Steuerungsinstrumente etabliert
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Eine sichere Entscheidungsbasis schaffen:
Alle Teilpläne, wie z. B. für Erträge, Kosten, Personal, Investition etc., müssen auf Ihr Unternehmen angepasst zuverlässig erzeugt werden. Nach Plausibilitätskontrolle sind diese mit weiteren Unternehmensdaten in einem Gesamtsystem zu integrieren. Die Übernahme von Istdaten und Aufsatzpunkten muss möglichst automatisiert erfolgen. So einstehen transparente Zahlenwerke, die eine Grundlage für unternehmerische Entscheidungen bieten.
Wir unterstützen in der Analyse, Erstellung von Teilplänen und der Überfühurung in eine integrierte Planungsrechnung, die die Wechselwirkungen zwischen GuV, Bilanz, Liquidität sinnvoll abbilden.
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Viele große Unternehmen machen es bereits vor: Die Optimierung der internen Prozesse erlaubt Monats- und Jahresabschlüsse schneller fertigzustellen.
Das reduziert den zeitlichen Aufwand und damit auch Kosten. Gleichzeitig werden die Stakeholder zeitnaher mit aussagekräftigeren Informationen über die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage versorgt, was kurze interne Entscheidungswege und schnellere Reaktionsfähigkeit ermöglicht.
Ein erfolgreicher Fast Close gleicht das Spannungsfeld zwischen Schnelligkeit und Qualität bestmöglich aus.
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Wir unterstützen beim Review bestehender oder beim Aufbau neuer KLR-Systeme und helfen, Kostenführerschaft aktiv umzusetzen.
Die Verantwortlichen der Kostenstellen sollen Gemeinkosten aktiv kennen und beeinflussen. Ebenso kritisch sind Einzelkosten der Produkte- / Projekte zu managen.
Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), auch als Kosten- und Erlösrechnung (KER) bezeichnet, dient als zentrales Steuerungsinstrument erfolgreicher Unternehmen.
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Auch im Finanzwesen steigt der Leistungsdruck spürbar. Aktueller denn je müssen Finanzleiter und ihre Teams Informationen in höchster Qualität liefern und Liquidität steuern. Erfolgreich gelingen kann dies nur, wenn die Kernabläufe der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen. Finanzprozesse müssen gestärkt und beschleunigt werden.
Wir analysieren den Status Ihrer Digitalisierung und helfen, Produktivität zu steigern. Mit geeigneten Tools werden Prozesse effizienter. Das hilft Kosten zu sparen und Liquidität des Unternehmens zu verbessern. Insgesamt steigt die Produktivität der Mitarbeiter.
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Nicht jede Unternehmensgröße rechtfertigt eine Vollzeitstelle für das Controlling. Dennoch sind Controlling Informationen unerlässlich wichtig für die Unternehmenssteuerung. Auf Wunsch erarbeiten wir benötigte Auswertungen und Reports mit Anmerkungen und geben Handlungsempfehlungen. Dadurch gewinnen Sie zusätzliche Informationen über die Leistungsfähigkeit Ihrer Produkte, Dienstleistungen und Prozesse.
Als Werkzeuge stehen definierte Analysen und Berichte zu Verfügung; z. B.
- Deckungsbeitragsrechnung
- Break-Even-Analyse
- Kostenrechnung
- Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
- Vor-/Nachkalkulation
- Investitionsrechnung
- Bilanzanalyse
- uvm.
Weiter können wir eine mehrjährige integrierte Unternehmensplanungen erstellen.